5 señales para saber si tu empresa necesita un sistema de gestión (ERP)

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1. Tener diferentes sistemas para diferentes procesos

• ¿El personal de contabilidad utiliza un sistema para cuentas cobrar / pagar?

• ¿Los vendedores usan otro software para ingresar órdenes de compra?

• ¿El proceso para tomar pedidos, hacer que se cumplan y luego contabilizarlos, es manual y les quita tiempo?

• ¿Los colaboradores en bodega usan una solución completamente diferente para el envío y recepción de inventario?

Cuando varios sistemas se ejecutan por separado pueden causar estragos en los procesos que están destinados a garantizar que su empresa funcione sin problemas. Sin datos precisos de las ventas, la administración del inventario puede sufrir, mientras que no tener la información más reciente de la contabilidad puede desencadenar un efecto dominó en todo, desde los presupuestos, marketing y hasta la planilla.

Un software ERP integra estos sistemas para que cada función comercial se centralice en una única base de datos. Con una fuente de información que contiene datos precisos en tiempo real, una solución ERP rompe los atascos de información, ayuda al personal a tomar mejores decisiones más rápidamente y libera el tiempo para trabajar en ejercicios de mayor valor como ayudar a que el negocio crezca aún más rápido.

2. No tener fácil acceso a los datos sobre su negocio

Si alguien te pregunta cuál es tu margen de ventas promedio, ¿cuánto tiempo te llevaría averiguarlo? ¿Qué pasa con otras métricas de rendimiento clave, como pedidos por día o ventas hasta la fecha?

Para las empresas que dependen de sistemas hechos “en casa” o inclusive hojas de cálculo, que deben actualizarse constantemente y conciliarse manualmente, podría ser una larga espera. El ritmo de los negocios va más rápido que nunca, lo que significa que los colaboradores de toda su empresa necesitan acceso inmediato a los datos claves.

Con una solución ERP, los ejecutivos pueden obtener una visión integral de las operaciones comerciales en cualquier momento, mientras que otro usuario puede obtener la información que necesita para realizar su trabajo de manera más efectiva. Por ejemplo, los representantes de ventas deberían poder ver el historial de transacciones de un cliente y mejorar de forma más proactiva las tasas de renovación al tiempo que aumentan las oportunidades de ventas adicionales y ventas cruzadas.

3. El proceso contable toma más tiempo de la cuenta.

A menudo, los primeros signos evidentes de que su empresa necesita un software ERP vendrán de su departamento de contabilidad. Si tus colaboradores dependen de facturas en papel y órdenes de compra, pasan horas todas las semanas ingresando datos manualmente en diferentes sistemas contables y de ventas, deberías contar con un software ERP que simplifique la labor de tu personal.

Lo mismo ocurre con los informes financieros: si lleva mucho tiempo consolidar o conciliar la información financiera entre sistemas y mediante innumerables hojas de cálculo, una solución ERP puede tener un impacto significativo.

Con todas las finanzas en una única base de datos, el personal de contabilidad no tendrá que invertir más tiempo del necesario publicando información de forma cruzada, modificando números o conciliando datos. Tu personal de contabilidad será más productivo, liberándolos para entregar informes críticos sin demoras y frustración.

4. Las ventas y la experiencia del cliente no tienen buen rendimiento

A medida que las empresas crecen, uno de sus mayores desafíos es la gestión de inventario. Asegurar que la cantidad de materia prima esté en el lugar correcto y en el momento adecuado es fundamental para las operaciones comerciales.

Cuando las ventas, el inventario y los datos de los clientes se mantienen por separado, pueden crear serios problemas en toda su empresa. Si se queda sin un producto popular, las ventas se suspenderán hasta que llegue el próximo envío. Mientras tanto, si un cliente llama para preguntar sobre un pedido y los colaboradores no pueden rastrearlo para ver si se ha solicitado, o si está disponible, tu empresa comenzará a desarrollar una mala reputación de confiabilidad y servicio.

Con un sistema ERP, el personal en cada departamento tendrá acceso a la misma información actualizada en tiempo real. Los representantes orientados al cliente deben poder responder a las preguntas de estos sobre el estado del pedido y del envío, el estado del pago, los problemas del servicio, etc., sin tener que colgar el teléfono y consultar con otro departamento. Mejor aún, los clientes deberían simplemente conectarse a su cuenta y ver el estatus de la información. Mientras tanto, el gerente del almacén puede ver que las existencias están bajando y puede reordenar.

5. Tu TI es demasiado compleja y consume recursos.

Uno de los mayores inconvenientes de tener múltiples sistemas en toda su empresa es que la administración de TI puede convertirse en una pesadilla. Personalizar estos sistemas, integrarlos y mantenerlos con parches y actualizaciones puede ser tiempo y recursos costosos y críticos.

Si tu mezcla de sistemas incluye un software on-premise, las actualizaciones del sistema pueden ser más problemáticas de lo pensado. Estas actualizaciones no solo son caras y demandan mucho tiempo, sino que también pueden deshacer las personalizaciones implementadas por el personal de TI.

Dicho esto, no es sorprendente que dos tercios de las medianas empresas estén utilizando versiones obsoletas de su software empresarial. En lugar de agregar más software -y complejidad- a un sistema que ya no es efectivo, la tecnología ERP puede brindarte la agilidad para responder rápidamente a las cambiantes necesidades del negocio.

Es por eso que seleccionar un proveedor de ERP basado en la nube es fundamental. Con un sistema en la nube, las actualizaciones del sistema ya no son un problema, y las nuevas funciones son fáciles de agregar a medida que tu negocio crece y cambia.